اتوماسیون برای کسب‌وکارهای کوچک — کجا واقعاً به زحمتش می‌ارزد

اتوماسیون معمولاً به‌شکل یک تصمیم همه‌یا‌هیچ فروخته می‌شود. در عمل اما یک مسئله‌ی حساب‌وکتاب ساده است — و برای خیلی از فرایندها، جواب این حساب منفی درمی‌آید.

محاسبه‌ای که کسی انجام نمی‌دهد

قبل از خودکارکردن یک فرایند، به سه عدد نیاز دارید: این کار چند وقت یک‌بار پیش می‌آید؟ هر بار چقدر طول می‌کشد؟ و خودکارکردنش یک‌بار چقدر زمان می‌برد؟

کاری که ماهی دو بار و هر بار پنج دقیقه وقت می‌گیرد، سالی دو ساعت مصرف می‌کند. اگر خودکارکردنش یک روز کار ببرد، تازه بعد از چند سال به‌صرفه می‌شود. در مقابل، کاری که روزانه ده دقیقه وقت می‌گیرد، سالی بیش از چهل ساعت می‌بلعد — آنجا تقریباً همیشه ارزشش را دارد.

کجا در عمل به‌صرفه است

• ثبت درخواست‌ها — ورودی فرم‌ها خودکار در سیستم درست ثبت می‌شود، به‌جای اینکه از صندوق ایمیل دوباره تایپ شود.
• تعیین وقت — مشتری خودش زمان خالی را رزرو می‌کند و رفت‌وبرگشت ایمیلی کاملاً حذف می‌شود.
• پیش‌فاکتور و فاکتور — اسناد تکرارشونده از روی قالب و با داده‌های ثبت‌شده ساخته می‌شوند.
• پیگیری — یادآوری خودکار وقتی یک پیشنهاد بعد از یک هفته بی‌پاسخ مانده.

کجا بهتر است دست نزنید

هر چیزی که قضاوت انسانی می‌خواهد یا به‌ندرت پیش می‌آید. پاسخ شخصی به یک درخواست دشوار مشتری را خودکار نمی‌کنند — طرف مقابل بلافاصله متوجه می‌شود و اعتمادی که از دست می‌رود بیشتر از زمانی است که صرفه‌جویی کرده‌اید.

پس شروع منطقی، شروع کوچک است: یک فرایند که هر روز وقت می‌خورد، درست و تمیز خودکار شود. اگر مطمئن نیستید در کسب‌وکار شما آن یک فرایند کدام است، خوشحال می‌شویم با هم بررسی‌اش کنیم.